Shadow IA : ce que l'AI Act impose à l'entreprise

Le shadow IA, c’est l’IA que vos équipes utilisent sans que personne l’ait décidé : un assistant gratuit pour rédiger, un outil de transcription branché sur les réunions, une extension de navigateur. L’AI Act ne connaît pas ce mot. Mais il connaît le déployeur, et un déployeur l’est sous sa propre autorité, usage validé ou non. Cette page dit ce que le règlement impose déjà à ces usages, ce qu’il n’impose pas, et comment les recenser.

Aucune obligation de recensement identifiée

Aucune disposition du règlement n’a été identifiée qui imposerait un recensement général des systèmes d’IA. Ce qu’il impose est plus étroit : une documentation technique par système à haut risque, à la charge du fournisseur ; un enregistrement dans la base de données de l’Union ; la conservation des journaux par le déployeur. Le recensement n’est pas l’obligation : c’est le moyen sans lequel aucune de ces obligations ne peut être remplie, ni même évaluée.

Shadow IA : de quoi parle-t-on, et pourquoi l’AI Act s’y applique

Un mot sans texte

Aucun règlement ne définit le shadow IA. L’expression vient du shadow IT, l’informatique installée sans l’accord de la direction des systèmes d’information, et désigne par extension les outils d’intelligence artificielle utilisés dans une organisation sans validation, sans contrat et sans cadre. Le terme circule surtout chez les éditeurs de logiciels de sécurité. La question utile n’est pas de savoir si le phénomène existe, mais ce que le droit en fait.

Vous êtes déployeur, usage validé ou non

Le règlement raisonne par rôles. Celui qui utilise un système d’IA est un déployeur :

« une personne physique ou morale, une autorité publique, une agence ou un autre organisme utilisant sous sa propre autorité un système d’IA sauf lorsque ce système est utilisé dans le cadre d’une activité personnelle à caractère non professionnel; »

Source : Article 3, point 4

Deux mots comptent : « sous sa propre autorité ». La définition ne distingue pas l’usage validé de l’usage toléré, ni l’outil acheté de l’outil gratuit. Un salarié qui utilise un assistant d’IA pour préparer un rapport le fait dans le cadre de son travail, donc sous l’autorité de son employeur. L’organisation est déployeur de cet outil, qu’elle le sache ou non.

C’est le point que les pages sur le shadow IA ne disent pas : le risque n’est pas seulement une fuite de données. C’est que l’organisation porte, pour ces usages, les obligations d’un déployeur sans avoir identifié les systèmes concernés.

Ce qui n’est pas du shadow IA au sens du règlement

Le règlement exclut lui-même un cas :

« Le présent règlement ne s’applique pas aux obligations incombant aux déployeurs qui sont des personnes physiques utilisant des systèmes d’IA dans le cadre d’une activité strictement personnelle à caractère non professionnel. »

Source : Article 2, paragraphe 10

Un salarié qui utilise un assistant d’IA pour organiser ses vacances depuis son téléphone personnel n’engage personne. Le même salarié qui y colle un document de travail agit dans un cadre professionnel. La frontière est l’activité, pas l’appareil ni le compte utilisé.

Les autres exclusions de l’article 2 jouent aussi : recherche et développement avant mise sur le marché, usages militaires, logiciels libres hors haut risque. Elles sont rarement en cause dans un usage de bureau.

Quelles obligations de l’AI Act s’appliquent déjà au shadow IA ?

La plupart des obligations du règlement visent les systèmes à haut risque et ne sont pas encore applicables. Trois le sont, et elles ne dépendent pas du niveau de risque.

Maîtrise de l’IA : l’article 4, depuis le 2 février 2025

« Les fournisseurs et les déployeurs de systèmes d’IA prennent des mesures pour favoriser le développement de la maîtrise de l’IA par leur personnel et les autres personnes s’occupant du fonctionnement et de l’utilisation des systèmes d’IA pour leur compte, en prenant en considération leurs connaissances techniques, leur expérience, leur éducation et leur formation, ainsi que le contexte dans lequel les systèmes d’IA sont destinés à être utilisés, et en tenant compte des personnes ou des groupes de personnes à l’égard desquels les systèmes d’IA sont destinés à être utilisés. »

Source : Article 4, paragraphe 1, texte consolidé au 27 juillet 2026

L’obligation vise tout déployeur, quel que soit le système, et elle est applicable depuis le 2 février 2025. Elle vise le personnel « et les autres personnes » qui utilisent les systèmes pour le compte de l’organisation, prestataires compris. Et elle demande des mesures proportionnées au « contexte dans lequel les systèmes d’IA sont destinés à être utilisés » : on ne proportionne pas des mesures à des usages qu’on n’a pas identifiés. La page sur la maîtrise de l’IA détaille ce que l’obligation demande et ne demande pas ; la même phrase précise qu’elle « ne contraint pas les fournisseurs ou les déployeurs à garantir un niveau spécifique de maîtrise de l’IA par un individu ».

Pratiques interdites : c’est l’usage, pas l’outil

L’article 5 interdit des pratiques, applicables depuis le 2 février 2025, et il se lit dans un usage, pas dans un cahier des charges. Un outil généraliste n’est pas interdit ; l’utiliser pour inférer les émotions des salariés sur le lieu de travail, ou pour une notation sociale, l’est. Les pratiques interdites sont la première chose à écarter dans un recensement, parce qu’elles exposent aux amendes les plus élevées du règlement.

Transparence : l’article 50, depuis le 2 août 2026

Si une équipe publie des images, des sons ou des vidéos générés ou manipulés par une IA qui ressemblent à des contenus authentiques, le déployeur doit indiquer qu’ils ont été générés ou manipulés. Si elle publie un texte généré par IA sur des questions d’intérêt public, même obligation, sauf relecture humaine. L’article 50 est applicable depuis le 2 août 2026 et ne distingue pas l’outil validé de l’outil informel.

Haut risque : rien avant le 2 décembre 2027, sauf la bascule de rôle

Les obligations des déployeurs de systèmes à haut risque, journaux, information des travailleurs, contrôle humain, s’appliqueront le 2 décembre 2027 pour les systèmes de l’annexe III et le 2 août 2028 pour ceux de l’annexe I. Mais un usage informel peut faire basculer l’organisation dans un autre rôle dès maintenant : c’est l’objet de la section sur l’article 25, plus bas. Filtrer des candidatures avec un modèle généraliste n’est pas un usage de bureau comme un autre.

Ce qui est imposé	À qui	Base	Exigible
Mesures de maîtrise de l’IA, proportionnées au contexte d’utilisation	Tout fournisseur et tout déployeur, sous réserve des exclusions de l’article 2	art. 4	depuis le 2 février 2025
Interdiction de certaines pratiques	Tout opérateur	art. 5	depuis le 2 février 2025
Marquage et information sur les contenus générés	Fournisseurs et déployeurs de systèmes génératifs	art. 50	depuis le 2 août 2026
Documentation technique, contenu minimal fixé par l’annexe IV	Fournisseur d’un système à haut risque	art. 11	2 déc. 2027 / 2 août 2028
Conservation des journaux, au moins six mois	Déployeur d’un système à haut risque	art. 26, §6	idem
Information des représentants des travailleurs avant mise en service sur le lieu de travail	Déployeur employeur	art. 26, §7	idem
Enregistrement dans la base de données de l’UE	Déployeur autorité publique	art. 26, §8	idem
Enregistrement dans la base de données de l’UE	Fournisseur	art. 49	à établir : l’article 49 relève de la section 5 du chapitre III, que l’article 113, 3e al., c) ne reporte pas

Les trois premières lignes sont exigibles aujourd’hui, et la première est celle qui suppose le plus directement de savoir de quels systèmes on parle.

Faut-il un inventaire des systèmes d’IA ? Ce que l’AI Act impose, et ce qu’il n’impose pas

Aucune obligation de recensement général

Aucun article n’exige un inventaire, un registre ou une cartographie des systèmes d’IA. Les pages qui présentent le recensement comme une obligation de l’AI Act se trompent de texte, ou le confondent avec le registre des traitements du RGPD, qui est une autre obligation, fondée sur l’article 30 de ce règlement, et qui ne recense pas des systèmes mais des traitements de données.

Les quatre obligations qui le supposent

La documentation technique, l’enregistrement, la conservation des journaux et l’information des travailleurs supposent tous de savoir quels systèmes on utilise et à quel titre. L’article 26, paragraphe 7 est le plus concret :

« Avant de mettre en service ou d’utiliser un système d’IA à haut risque sur le lieu de travail, les déployeurs qui sont des employeurs informent les représentants des travailleurs et les travailleurs concernés qu’ils seront soumis à l’utilisation du système d’IA à haut risque. »

Source : Article 26, paragraphe 7

On n’informe pas « avant » d’un usage qu’on découvre après. L’inventaire est le préalable, pas l’obligation.

La base de données de l’UE : état au 6 novembre 2026

L’article 71 charge la Commission de mettre en place une base de données des systèmes à haut risque de l’annexe III, dans laquelle les fournisseurs s’enregistrent au titre de l’article 49, et les déployeurs publics au titre de l’article 26, paragraphe 8. Au 6 novembre 2026, la Commission n’a annoncé ni l’ouverture de cette base ni un portail d’enregistrement ; la page du Service Desk sur l’article 71 n’en dit rien. L’enregistrement est par ailleurs le point de calendrier le moins clair du règlement : l’article 49 relève de la section 5 du chapitre III, que l’article 113 ne reporte pas, alors que la classification de l’article 6 dont il dépend l’est. Aucune source officielle ne tranche ce que produit une obligation d’enregistrement avant que la classification soit applicable, et nous ne le tranchons pas.

Comment recenser le shadow IA : ce qu’il faut consigner

Le règlement ne fixe aucun format. Ce qui suit n’est pas une exigence, c’est la liste des informations sans lesquelles les questions du règlement restent sans réponse.

Ce que le système fait, et pour quoi il est utilisé

La destination commande tout : l’annexe III classe par usage, pas par technologie. Le même assistant généraliste est hors du haut risque quand il reformule un courriel et dedans quand il trie des candidatures. Pour un usage informel, c’est la question la plus difficile, parce que la destination n’a été écrite nulle part.

Qui le fournit, et sous quel nom

C’est la question qui décide du rôle. Un outil utilisé tel quel, sous le nom de son éditeur, fait de l’organisation un déployeur. Un outil modifié, rebaptisé ou détourné de sa destination peut en faire un fournisseur.

Qui l’utilise, sous quelle autorité, et depuis quand

La date de mise en service décide de l’application du régime d’antériorité de l’article 111 et, pour les systèmes générant des contenus de synthèse mis sur le marché avant le 2 août 2026, de l’échéance de rattrapage du 2 décembre 2026 qui pèse sur leurs fournisseurs. Pour un usage informel, la date est souvent celle d’un abonnement personnel ou d’une extension installée.

Ce qu’il génère, et avec quelles données

S’il génère des contenus de synthèse et s’il interagit directement avec des personnes : ce sont les deux déclencheurs de l’article 50. Et quelles données y entrent : c’est la question du RGPD plus que de l’AI Act, et c’est celle qui fait le plus de dégâts dans les usages informels, un document interne collé dans un outil grand public étant une communication de données à un prestataire, parfois établi hors de l’Union.

Comment trouver les usages informels

Le règlement ne dit pas comment. Trois voies sont possibles sans surveiller individuellement les salariés : demander aux équipes de déclarer les outils qu’elles utilisent, en expliquant pourquoi ; relever les abonnements, extensions de navigateur et connexions à des services tiers que la direction des systèmes d’information voit passer ; et proposer des outils validés, parce qu’une interdiction sans alternative ne fait pas disparaître l’usage, elle le cache. Une charte d’utilisation de l’IA peut porter cette déclaration. Aucune de ces voies n’est une obligation du règlement ; toutes servent l’article 4.

Une étude qualitative de l’INRIA et de Datacraft sur les usages informels de l’IA au travail, menée auprès de quatorze organisations et présentée par le ministère de la Transition écologique, recommande un cadre construit avec les équipes plutôt qu’imposé. Nous n’en reprenons aucun chiffre : la synthèse n’était pas accessible à la source au 6 novembre 2026.

Comment qualifier votre rôle sur chaque système

Le règlement raisonne par rôles, définis à l’article 3, et une même organisation en cumule souvent plusieurs sur des systèmes différents. Cinq questions suffisent à trancher.

Qui a développé ou fait développer le système, et le met sur le marché ou en service sous son propre nom ou sa propre marque ? C’est la définition du fournisseur, article 3, point 3, deux conditions cumulatives, et le caractère gratuit est indifférent.
Qui l’utilise sous sa propre autorité, hors activité personnelle non professionnelle ? C’est le déployeur, article 3, point 4.
Y a-t-il modification substantielle ou changement de destination ? Article 25, paragraphe 1, points b) et c).
Les sorties sont-elles utilisées dans l’Union ? Article 2, paragraphe 1, point c), le critère qui rattrape les opérateurs établis hors de l’Union.
Le système est-il un composant de sécurité d’un produit de l’annexe I, section A, et sous quel nom est-il commercialisé ? Articles 3, point 14, et 25, paragraphe 3.

La page sur les rôles développe chacune de ces définitions.

La bascule de rôle : pourquoi un inventaire figé rate l’essentiel

Un déployeur peut devenir fournisseur sans rien signer. L’article 25, paragraphe 1 fait d’un distributeur, d’un importateur, d’un déployeur ou de tout autre tiers un fournisseur dans trois cas :

« a) il commercialise sous son propre nom ou sa propre marque un système d’IA à haut risque déjà mis sur le marché ou mis en service, sans préjudice des dispositions contractuelles prévoyant une autre répartition des obligations ; b) il apporte une modification substantielle à un système d’IA à haut risque […] ; c) il modifie la destination d’un système d’IA, y compris un système d’IA à usage général, qui n’a pas été classé à haut risque […] de telle manière que le système d’IA concerné devient un système d’IA à haut risque conformément l’article 6. »

Source : Article 25, paragraphe 1

Le point c) est celui qui concerne le plus grand nombre, et c’est un cas typique de shadow IA. Brancher un modèle généraliste sur une finalité de l’annexe III, filtrer des candidatures, évaluer une solvabilité, fait basculer l’organisation du statut de déployeur à celui de fournisseur, avec l’intégralité des obligations de l’article 16, dès lors que le système devient effectivement à haut risque au sens de l’article 6, filtre du paragraphe 3 compris. La bascule ne dépend d’aucune décision formelle.

La bascule déplace la charge, et libère le fournisseur initial. Celui-ci cesse d’être fournisseur de ce système, mais doit coopérer, mettre à disposition une documentation technique suffisante, informer des limitations et des modes de défaillance connus, et donner un accès technique ciblé, sauf s’il a « clairement précisé que son système d’IA ne doit pas être transformé en un système d’IA à haut risque ». Une mention en ce sens, dans une notice, des conditions de licence ou un contrat, change la position de votre fournisseur, et il faut savoir si elle existe.

Et un accord écrit est obligatoire. Le fournisseur d’un système à haut risque et le tiers qui lui fournit un système, un modèle, des outils, des services, des composants ou des processus précisent par accord écrit les informations, capacités et accès techniques nécessaires. Cette obligation ne s’applique pas aux tiers diffusant sous licence libre et ouverte, sauf pour les modèles d’IA à usage général. Son manquement est sanctionné, l’omnibus ayant ajouté à l’article 99, paragraphe 4 un point visant « les obligations incombant aux fournisseurs et aux opérateurs en vertu de l’article 25, paragraphes 2 et 4 ».

Un inventaire qui fige les rôles une fois pour toutes rate exactement ce mécanisme. Il se tient à jour.

Ce que cet inventaire ne tranche pas

Le recensement établit des faits. Il ne qualifie rien à lui seul, et il faut se garder de deux raccourcis.

Il ne classe pas en haut risque. Être cité à l’annexe III ne suffit pas : le filtre de l’article 6, paragraphe 3 peut faire sortir un système, à condition de documenter cette évaluation avant la mise sur le marché ou la mise en service et de s’enregistrer (article 6, paragraphe 4, et article 49, paragraphe 2). C’est le sujet de la page sur la qualification.

Il ne dit pas si une pratique est interdite. L’article 5 ne se lit pas dans un cahier des charges mais dans un usage, et il est exigible depuis février 2025, sans attendre aucune des dates du haut risque.

Sur quoi cette page s’appuie

Les articles 2, 3, 4, 5, 11, 25, 26, 49, 50, 71 et 113 du règlement (UE) 2024/1689 dans sa version consolidée au 27 juillet 2026, telle que modifiée par le règlement (UE) 2026/1744, le texte qui fait foi restant celui publié au Journal officiel. Le terme « shadow IA » n’a aucune définition juridique ; la page le prend dans son sens courant et le rattache aux définitions du règlement. Les cinq questions de qualification sont une reformulation opérationnelle des articles 3 et 25 : une grille de lecture, pas une disposition du texte. La page du Service Desk de la Commission sur l’article 71 a été consultée le 6 novembre 2026 ; elle ne mentionne aucune ouverture de la base de données. L’étude INRIA-Datacraft est citée d’après sa présentation par le ministère de la Transition écologique, sa synthèse n’étant pas accessible à la source.

Sources. Règlement (UE) 2024/1689, version consolidée au 27 juillet 2026 et règlement (UE) 2026/1744, consultés le 27 août 2026. Article 71 sur le Service Desk de la Commission, consulté le 6 novembre 2026. Étude sur l’IA au travail, shadow AI et usages informels, présentation par le CMVRH, consultée le 6 novembre 2026.

Questions fréquentes

Le shadow IA est-il interdit par l'AI Act ?

Non. Le règlement n'interdit pas l'usage d'outils d'IA non validés par l'entreprise, et il ne connaît pas le terme. Il interdit certaines pratiques, à l'article 5, quel que soit l'outil, et il impose des obligations au déployeur, c'est-à-dire à l'organisation sous l'autorité de laquelle le système est utilisé. Un usage informel ne sort pas de cette définition.

L'AI Act impose-t-il de tenir un inventaire des systèmes d'IA ?

Aucune disposition en ce sens n'a été identifiée. Ce que le texte impose est plus étroit : une documentation technique pour le fournisseur d'un système à haut risque, l'enregistrement dans la base de données de l'Union, la conservation des journaux par le déployeur, l'information des travailleurs. Le recensement n'est pas une obligation, c'est le moyen sans lequel aucune de ces obligations ne peut être remplie.

Un salarié qui utilise ChatGPT pour son travail engage-t-il l'entreprise ?

Au sens de l'AI Act, le déployeur est l'organisme qui utilise un système d'IA sous sa propre autorité, hors activité personnelle non professionnelle. Un usage professionnel, validé ou non, est un usage sous l'autorité de l'organisation. L'obligation de maîtrise de l'IA de l'article 4, applicable depuis le 2 février 2025, vise le personnel et les autres personnes qui utilisent les systèmes pour le compte de l'organisation.

Utiliser une API de modèle fait-il de nous un fournisseur ?

Pas en soi. Mais l'article 25, paragraphe 1, point c) prévoit qu'un déployeur devient fournisseur s'il modifie la destination d'un système, y compris à usage général, de telle manière qu'il devient à haut risque. Brancher un modèle généraliste sur une finalité de l'annexe III fait basculer le rôle dès lors que le système devient effectivement à haut risque au sens de l'article 6, filtre du paragraphe 3 compris, avec l'intégralité des obligations de l'article 16.

À quelle date ce travail devient-il exigible ?

La maîtrise de l'IA l'est depuis le 2 février 2025 et l'article 50 depuis le 2 août 2026. La documentation technique et les obligations du déployeur de systèmes à haut risque relèvent des sections 2 et 3 du chapitre III, reportées au 2 décembre 2027 pour l'annexe III et au 2 août 2028 pour l'annexe I. L'enregistrement est à part : l'article 113 ne reporte que les sections 1, 2 et 3 du chapitre III, et la section 5, dont relève l'article 49, n'est visée par aucune exception. Ce que cela produit avant que la classification de l'article 6 soit applicable n'est tranché par aucune source officielle.